Cyfryzacja i automatyzacja procesów w Państwowej Straży Pożarnej postępuje w szybkim tempie. Komendy Wojewódzkie, Miejskie i Powiatowe PSP stoją dziś przed wyzwaniem nie tylko usprawnienia codziennej pracy operacyjnej i administracyjnej, ale przede wszystkim zapewnienia najwyższych standardów bezpieczeństwa danych osobowych i teleinformatycznych.
Osoby generujące półroczny harmonogram służby lub grafik miesięczny wciąż borykają się z ograniczeniami przestarzałych systemów sprzed dekady lub niebezpiecznych arkuszy Excela z makrami. Czas na rzetelne porównanie dostępnych rozwiązań i odpowiedź na pytanie: dlaczego eSECS staje się nowym standardem w PSP?
Cztery podejścia do ewidencji – co obecnie działa w komendach?
Na rynku i w codziennej praktyce jednostek PSP spotykamy obecnie trzy główne modele prowadzenia ewidencji. Każdy z nich reprezentuje zupełnie inny poziom zaawansowania i bezpieczeństwa:
1. eSECS od imoli.dev (Nowoczesny SaaS / PWA)
Nowoczesna Progresywna Aplikacja Sieciowa (PWA) napisana z dbałością o najwyższe bezpieczeństwo danych osobowych, wygodę użytkowników oraz stały rozwój. Zaprojektowana od podstaw z myślą o realiach służby w PSP, umożliwia bezproblemową pracę wieloosobową, pełną synchronizację i dostęp z każdego urządzenia.
2. SECS 2014 (System Legacy)
Aplikacja stworzona w 2014 roku w przestarzałej architekturze. Choć zawiera podstawowe, niezbędne funkcjonalności, jej rozwój został zatrzymany. Brak wsparcia technicznego, poprawek bezpieczeństwa oraz podatność na awarie w nowych środowiskach Windows stwarzają realny problem w codziennej eksploatacji.
3. Ewidencja w plikach XLSM (Arkusze z makrami)
Pliki arkusza kalkulacyjnego wykorzystujące makra VBA. Choć pozornie proste i znane wszystkim użytkownikom, oferują jedynie najprostsze funkcje. Nie zapewniają żadnego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, a konieczność aktywacji makr drastycznie obniża poziom cyberbezpieczeństwa całej komendy.
4. Rozwiązania tworzone samodzielnie (Autorskie skrypty lub arkusze)
Narzędzia budowane bezpośrednio w komendach przez strażaków-pasjonatów IT. Choć wynikają z dobrych chęci i chęci rozwiązania bieżącego problemu, w dłuższej perspektywie stają się ogromnym obciążeniem technologicznym i prawnym dla jednostki.
2. Zestawienie Porównawcze
|
Cecha / Funkcjonalność |
eSECS (imoli.dev) |
SECS 2014 |
Arkusz XLSM |
Projekt Autorski |
|
Architektura systemowa |
Nowoczesne PWA (Chmura/SaaS) |
Przestarzała (Legacy) |
Plik lokalny Excel |
Niejednolita / Lokalna |
|
Równoległa praca wielu osób |
Tak (Synchronizacja) |
Ograniczona |
Brak (Blokada pliku) |
Zależna od projektu |
|
Bezpieczeństwo danych i RODO |
Wysokie (Szyfrowanie, Audyt) |
Średnie / Niskie |
Bardzo niskie |
Brak gwarancji / Audytu |
|
Zgodność z Dyrektywą NIS2 |
Pełna zgodność |
Brak wsparcia |
Zagrożenie dla sieci |
Niejasny status |
|
Integracja z Fortech |
Tak (Uzupełnienie funkcji) |
Brak |
Brak |
Brak możliwości |
|
Interfejs i ergonomia |
Tryb ciemny, Pełny ekran |
Przestarzały |
Standardowy Excel |
Rzadko / Amatorski |
|
Czas wdrożenia zmian/poprawek |
Natychmiastowy (SaaS) |
Brak aktualizacji |
Brak / Ręczny |
Bardzo długi |
|
Wsparcie techniczne i rozwój |
Ciągły rozwój + Support |
Brak wsparcia |
Brak |
Zależne od 1 osoby |
3. Ukryty koszt własnych rozwiązań – dlaczego autorskie "samoróbki" się nie opłacają?
Tworzenie wewnętrznych programów lub skryptów na własne potrzeby komendy wydaje się kuszące i pozornie bezpłatne. Jednak dokładna analiza pokazuje, że generują one ogromne ryzyko operacyjne i finansowe:
- Czysta strata czasu i zasobów: Strażacy lub pracownicy cywilni zamiast skupić się na swoich zadaniach operacyjnych, logistycznych i administracyjnych, spędzają setki godzin na programowaniu, testowaniu i ręcznym naprawianiu błędów.
- Brak bezpieczeństwa danych i RODO: Rozwiązania tworzone domowym sposobem rzadko uwzględniają zasady Security by Design, szyfrowanie bazy danych, czy wymagane prawem rejestry zdarzeń i kontrolę dostępów opartą na rolach.
- Bardzo długi czas wdrożenia po zmianach przepisów: Każda modyfikacja wytycznych KG PSP lub przepisów prawa wymaga ręcznego przepisywania kodu. Jeśli strażak-twórca jest na urlopie, L4 lub zmieni jednostkę – komenda zostaje z niesprawnym lub nieaktualnym narzędziem bez wsparcia.
- Brak integracji z zewnętrznymi systemami: Autorskie programy działają jako "samotne wyspy". Nie potrafią wymieniać danych z systemem zewnętrznymi ani eksportować danych do zewnętrznych modułów.
- Brak jednolitego rozwiązania na poziomie obszaru: Gdy każda komenda w powiecie czy województwie stosuje własny, unikalny arkusz lub program, stworzenie spójnych zestawień zbiorczych i standaryzacja pracy stają się niemożliwe.
4. RODO i Dyrektywa NIS2: Dlaczego arkusze XLSM i systemy Legacy to ryzyko dla Komendanta?
Komendy Wojewódzkie, Miejskie i Powiatowe PSP jako podmioty sektora publicznego i infrastruktury krytycznej podlegają ścisłym regulacjom prawnym:
- RODO (Ochrona Danych Osobowych):
Plik Excel (.xlsm) przesyłany między stanowiskami lub przechowywany na współdzielonym dysku nie oferuje rozliczalności (brak rejestru, kto i kiedy modyfikował dane strażaków), łatwo go skopiować na zewnętrzny nośnik USB, a uszkodzenie pliku oznacza bezpowrotną utratę ewidencji. - Dyrektywa NIS2 (Cyberbezpieczeństwo):
NIS2 nakłada na jednostki publiczne obowiązek stosowania bezpiecznych systemów oraz zarządzania podatnościami. Wymóg włączania makr w plikach XLSM to jedna z najczęstszych furtek dla ataków typu Ransomware/Phishing, co wprost narusza wytyczne cyberbezpieczeństwa.
4. Unikalne zalety eSECS od imoli.dev
System eSECS nie tylko spełnia wymogi prawne, ale przede wszystkim znacząco podnosi komfort pracy na podziale bojowym i w kadrach:
- Ergonomia pracy w nocy (Dark Mode & Fullscreen): użytkownicy docenią dopracowany interfejs w trybie jasnym i ciemnym, który nie męczy wzroku podczas pracy, oraz opcję pracy na pełnym ekranie.
- Zaawansowane statystyki jednym kliknięciem: Generowanie raportów i analiz zbiorczych dla kierownictwa komendy zajmuje sekundy, eliminując ręczne zliczanie danych z tabel.
- Mobilność i Progresywność (PWA): Aplikacja działa płynnie na komputerach, tabletach, a już wkrótce udostępnimy dedykowaną aplikację mobilną, pozwalającą na szybki wgląd w sytuację z poziomu smartfona.
5. Przejrzyste koszty wdrożenia na serwerze komendy
Dbając o przewidywalność budżetową jednostek publicznych, oferujemy czytelny cennik wdrożenia systemu eSECS bezpośrednio na infrastrukturze/serwerze zamawiającej komendy. Brak ukrytych opłat, skomplikowanych algorytmów przeliczeniowych czy limitów kont użytkowników.
Ceny usługi można sprawdzić na https://secs.pl
Podsumowanie
Przejście z przestarzałych narzędzi (SECS 2014, pliki XLSM) na eSECS to nie tylko gwarancja spokoju podczas kontroli RODO i audytów IT wynikających z NIS2, ale przede wszystkim wygoda, bezawaryjność i ciągły rozwój o nowe funkcje.
Chcesz przetestować eSECS w swojej Komendzie? Skontaktuj się z nami na imoli.dev i umów bezpłatny pokaz demonstracyjny.